Kepner-Tregor 기법


 

■ Kepner-Tregor 기법

Ⅰ 개요

KT기법은 1958년 미국의 RAND Corporation에서 함께 일하던 Kepner, Tregor 박사가 NASA의 의뢰를 받아 합리적인 문제해결의 절차로 개발한 기법.

이들은 일상생활에서 직면하는 경영이나 관리활동과 관련되어 발생하는 문제를 다음의 4가지 영역으로 분류 한다.

상황을 파악하는 영역

       :상황분석 (SA – Situational Appraisal)

상황분석(SA)이란

일상적으로 직면하는 경영이나 관리활동을 정확히 파악하여 문제의 소재를 명확히 해야 하는 상황을 ‘상황문제’라 한다. SA는 이와 같이 직면한 상황을 파악하고 상황의 과제화나 명제화를 하기 위한 유효하고도 체계적인 기법이다.

SA를 위한 일련의 사고방법은 다음과 같이 정리할 수 있다.


상황분석(SA)의 Process


중요도 (Seriousness)

긴급도 (Urgency)

확대경향 (Growth)

이 각각의 항목을 High/Medium/Low의 3단계로 상대평가하면 대체로 객관적인 우선순위를 설정할 수 있다.


문제분석 : 문제의 참된 원인을 구명하여 해결책이나 대안을 강구해야 하는 문제에 대한 분석

결정분석 : 구체적인 활동을 위한 대안 수립이나 무언가 선택이 필요한 상황에 대한 분석

잠재문제분석 : 장래에 발생 가능한 문제에 대하여 환경변화에 대처해 가면서 잠재적인 문제들을 분석, 필요한 시기에 곧바로 이용할 수 있도록 함.

상황분석(SA) Flow Chart

Ⅲ 문제분석(PA – Problem Analysis)


1.문제분석(PA)이란

해결을 요하는 문제 가운데 현상의 근본적 원인을 규명할 필요가 있는 문제를 ‘원인문제’라 한다. 이같은 원인문제를 해결하려 할 때 가장 효과적이고 논리적인 해결방법을 ‘PA(문제분석)’라 한다. ‘PA’의 프로세스는 다음과 같이 ‘PA Statement’로부터 시작하여 ‘가장 가능성이 높은 원인’을 찾아내고 ‘유효한 대책’을 강구하여 실행하는 일련의 과정을 말한다..


PA Statement

명세화

구별점의 발견

변화의 발견

원인의 상정

원인의 규명(검증)

대책의 설정

피드백 체계 수립


2.PA(문제분석)의 Process


PA Statement

이는 문제의 현상이 어떤지 구체적으로 기술하는 것을 말한다. 구체화된 ‘PA Statement’는 당해문제의 정보수집에 대한 탐색의 범위를 한정시켜 준다. 즉 ‘PA Statement’가 잘 되었는가 아니었는가에 따라 문제분석 그 자체의 효율이 좌우되므로 다음과 같은 점에 유의하면서 작업하는 것이 좋다.

- ‘바람직한 모습’과 ‘현실’의 확인 : 문제분석은 바람직한 모습(Should)으로부터의 어떤 이탈에 대해서, 그 발생원인이 무엇인가를 밝혀내는 것으로 시작되므로, ‘바람직한 모습(Should)’이 ‘판단기준’으로서 명확이 설정되어 있어야 한다.

- ‘인과관계’의 확인 : 상황에 따라 연쇄적인 인과관계를 가지고 있는 문제인지를 면밀히 파악해야 한다.

- 단일대상, 단일결함 : 분석을 효율적으로 하기 위해서는 분석의 대상이 단일한 것이 좋다.


 명세화

명세화란 ‘원인문제’에 관한 필요한 정보를 빠짐없이 체계적으로 수집하여 Statement를 명세화하는 것을 말한다. 즉 ‘무엇(What)’, ‘어디(Where)’, ‘언제(When)’, 어느정도(Extent)’의 3W1E에 의해 문제분석의 관건이 되는 필요한 모든 정보를 일목요연하게 파악하는 것이다.

명세화를 위해서는 전술한 4가지 차원에 대해 각각 ‘발생사실 또는 대상(Is)’과 ‘비교사실 또는 대상(Is Not)에 대한 사실정보를 수집한다.


 구별점의 발견

‘구별점의 발견’이란 발생대상(Is)을 비교대상(Is Not)과 비교하거나 발생사실을 비교사실과 비교하여 각각 전자가 갖는 특성이 무엇인가에 대한 정보를 발견하는 것을 말한다.

‘구별점의 발견’의 목적은 ‘바람직한 모습’이나 ‘기준’으로부터 이탈을 야기시킨 ‘변화’를 효율적으로 찾아내기 위한 것이다. 또한 ‘발생대상(Is)’과 ‘비교대상(Is Not)’을 비교, 구별점을 발견함으로써 개선이나 개량의 정보로 활용할 수 있다.


 변화의 발견

‘원인문제’의 분석이란 원인을 일으켰다고 생각되는 변화의 발견을 말한다. 여기서의 ‘변화’란 ‘구별점’ 중의 주요변화로서 ‘PA Statement’를 참고하면서 당해문제에 관계가 있으리라 생각되는 변화를 추출해 내는 것이다.


Ex)


Is

(발생대상)

Is Not

(발생대상)

구별점

변 화

What

A제품

B제품

제조시기

설계부문

사용원료

포장방법

신설비도입(0월0일)

-

거래처 변경

포장재 변경


마. 원인의 상정

‘PA Statement’에 기술된 문제를 일으킬 수 있는 가능성이 있는 원인을 가능한 한 많이 정리하는 것이다. 이는 특히 문제의 ‘구별점’과 ‘변화’를 활용하여 정리하는 것이 효과적이다.


바. 원인의 구명

‘원인의 구명’이란 복수의 상정된 원인 중에서 근본적 원인에 가장 가까운 것이 무엇인지 압축하여 파고 드는 작업을 말한다. 상정된 문제는 어느것이나 당해문제의 원인으로서 어떤 가능성을 갖겠지만 그에 대한 조사나 대책을 생각하기 전에 ‘가장 가능성이 높은 원인(MPC : Most Probable Cause)’을 가려 냄으로써 불필요한 조사나 대책을 제거시킬 필요가 있는 것이다.

‘MPC’를 판별하기 위해서는 ‘이것이 문제의 진정한 원인이라면 명세화된 4가지 측면, 즉 3W1E의 ‘Is’와 ‘Is Not’의 괴리현상을 모조리 설명할 수 있는가 ?’를 살펴보면 된다.


사. 대책의 설정

‘원인의 구명’ 작업을 통해 도출된 ‘MPC’를 제거하기 위한 ‘근본대책’을 수립한다. 원인이나 트러블이 발생한 경우, 잠정적으로 취하는 ‘임시대책’과 ‘근본대책’을 의식적으로 구별하여야 한다. 또한 근본원인을 제거할 수 없는 경우에는 ‘적응대책’을 강구하지 않으면 안된다.

근본대책(Corrective) : 원인을 제거하는 대책 (원인구명이 전제)

임시대책(Interm) : 불가피하게 취하는 대책 (화재발생 → 소화)

적응대책(Adaptive) : 원인을 구명했지만 원인제거가 불가능하거나 어려운 경우


아. Feedback 체계 수립

원인에 대한 대책을 수립, 실행한 다음 그 성과 확인작업을 체계적으로 관리할 수 있는 System을 갖추는 것이 중요하다.


3. 문제분석(PA) Flow Chart


Ⅳ 결정분석(DA – Decision Analysis)

DA Statement

목표의 설정 (선정기준)

목표의 분류 (절대항목, 희망항목)

목표의 확정

대체안의 기안

대체안의 평가

마이너스 요인의 검토

마이너스 요인에 대한 대책의 결정

결론의 기술

Feedback 체계의 수립


DA Statement

‘DA Statement’란 결정문제의 결정사항이나 결정과제를 기술하여 한정시키는 것을 말한다. ‘DA Statement’ 작성시 유의해야 할 Point는 다음과 같다.

결정사항은 단일목표, 단일대상, 단일행위일 것

단순히 ‘可否’ 또는 ‘Yes or No’를 결정하는 문제일 경우 결정의 차원 또는 레벨을 높이기 위해 다양한 대체안이 가능하도록 DA Statement를 기술한다.

DA Statement는 다음 3요소로 구성된다.

        - 결정목적 : ‘미국시장에 A제품을 공급하기 위하여

        - 대체안   : ‘유통채널을’

        - 선택행동 : ‘결정한다’ 또는 ‘구성한다’

DA Statement의 분리 : 문제가 커다란 경우 상황을 분리, 분해, 세분화하여 결정을 내리고 그것을 종합해서 최종적인 입안, 기안업무로 전개시킨다


목표의 설정

여기서의 목표의 설정이란 다양한 측면에서 여러가지 목표를 설정해 두는 것을 말한다. 목표의 설정은 다음과 같은 점을 고려하여 구체적으로 다양하게 작성한다

무엇을 위해 행동하려고 하는가

이 결정은 주된 목적 이외에 어떤 부차적인 목적이 있는가

결정에 관한 전제조건이 있는가

사람, 돈, 자원이라는 일반적 기준이외에 목적으로 상정할 수 있는 것은 없는가


목표의 분류

기술된 목표를 보면 어떤 항목은 그 결정에 대하여 대단히 중요한 항목이고 다른 것은 그렇지 못한 것을 알 수 있다. 따라서 ‘목표의 분류’란 이들 항목 중 절대적으로 요구되는 즉 결정상 불가결한 항목 ‘MUST’와 가급적이면 달성하면 좋은 항목 ‘WANT’로 분류하는 것을 말한다. 전자를 ‘절대목표’, 후자를 ‘희망목표 또는 상대목표’라 한다.

목표의 분류방법은 다음과 같다

열거된 목표를 먼저 절대목표와 희망목표로 분류한다. 이경우, 절대목표는 필수적이고, 현실적이며, 계량가능한 것이 조건이 된다.

희망목표에 대한 Weight 부여를 한다. 가장 중요한 것을 10으로 하여 1부터 10까지의 수치로 상대평가 한다

달성목표의 Weight 부여방법은 경험을 토대로 주관에 의해 판단한다.


목표의 확정

이는 설정된 목표의 재검토에 의해 ‘판단기준’ ‘선정기준’으로서의 목표항목이 전체적으로 밸런스가 잡혀 있는지와 그 객관성을 체크하는 것이 목적이다.


대체안의 기안

대체안의 기안에는 2가지 유형이 있다. 그 하나는 복수의 대체안 중에서 최적의 대체안을 선정하는 것으로서 이를 ‘단순결정’이라 한다. 둘째는 대체안이 하나밖에 없거나 또는 안 그 자체가 존재하지 않는 경우이다. 이것을 ‘입안전개’라고 한다. ‘대체안’이란 말은 DA Statement의 내용에 따라 ‘후보’, ‘안’, ‘방침’, ‘계획’ 등의 말로 바꿀 수 있다.

‘입안전개’는 단순한 대체안의 선정과는 달리 창조성이 요구된다. 이 경우 사전에 설정된 목표는 방법론을 생각함에 있어 가이드라인의 역할을 한다.


대체안의 평가

‘대체안의 평가’는 복수의 안 가운데서 최적의 것을 선정하는 분석이다. 각 대체안이 절대목표를 충족시키고 있는가 어떤가 그리고 달성목표는 어느정도 만족시키고 있는가를 판별하고 그것들을 종합하여 각각의 대체안을 비교, 평가한다.


마이너스요인의 검토

최종결정을 내리기 전에 최적안이라 생각되는 것의 리스크, 위험도를 평가하는 것을 말한다. 이같은 마이너스 요인을 평가할 때에는 그것이 발생할 확률(Probability)이 어느정도인지와 만약 발생할 경우 그 영향(Seriousness)이 어떠한 가를 평가한다. 이 P와 S는 10점척도를 사용할 수도 있고 H, M, L (High, Medium, Low) 방법을 사용할 수도 있다.


마이너스 요인의 대책 설정

DA Statement의 결론으로서 어떤 결정에 대한 실행안의 효과적인 전개를 위한 치밀한 행동계획 수립차원에서 P(Probability)와 S(Seriousness)를 감소시키기 위한 대책을 수립하는 것이다.


결론의 기술

‘결론의 기술’은 설정된 목표의 충족도 ‘마이너스 요인의 검토’,’마이너스 요인 대책 설정’을 종합적으로 정리한 것이다

최종안을 종합할 때 고려사항은 다음과 같다

결정문제 발생의 배경

결정문제 Statement화의 적절성

최종결론에 이르기까지의 논리적 합리성 여부

환경변화를 대응책에 편성하였는지 여부


피드백 체계의 확립

의사결정자가 곧 실행책임자가 되는 것이 일반적이기 때문에 결정자는 그 결정의 최종 실시성과에 대해서도 책임을 진다. 따라서 ‘잠재적 문제분석(PPA)’에 의해 실시계획을 확고히 하는 ‘관리시스템’을 만들어 자동적으로 피드백이 이루어 지도록 만들어 두는 것이 바람직하다.




Ⅴ 잠재적 문제분석(PPA – Potential Problem Analysis)


잠재적 문제분석(PPA)이란

어떤 기업이나 부문이 실현하고자 하는 것, 즉 전략계획, 프로젝트, 또는 사업 그 자체를 성공적으로 달성하기 위해서는 환경변화 또는 기타 요인에 의해 그 달성을 위태롭게 하는 장애요인을 미리 상정, 예측해서 사전에 무엇인가 대책을 강구해 둘 필요가 있다. 이같은 문제를 ‘잠재적 문제’라고 한다.

이같은 잠재적 문제를 피해 닥쳐올 문제를 예측하고 체계적으로 분석하는 방법을 ‘PPA’라고 한다.

PPA는 다음과 같이 ‘PPA Statement’로부터 시작하여 ‘예방대책’과 ‘긴급시 대책’의 설정과 ‘피드백 체계의 수립’까지의 일련의 Process로 이루어 진다.

실시계획의 작성

중대영역의 확인

잠재적 문제의 상정과 평가

원인상정

예방대책의 설정

긴급시 대책

최종 실시계획의 작성

잠재적 문제분석(PPA)의 Process


PPA Statement

이는 실시하고자 하는 일이나 달성하지 않으면 안될 상황을 명확히 기술하는 것을 말한다. PA나 SA는 눈앞에 당면한 구체적인 과제를 해결하는 데 상용되는 데 반해, 잠재문제 분석은 ‘미래의 일’에 대비하는, 즉 미래를 사전답사하여 지형지세를 파악한 후에 사전에 대책을 취할 수 있도록 하는 것이므로 ‘∼을 위해, 언제 무엇을 어떻게 실시한다’ 라는 것을 구체적으로 기술한다.


실시계획의 작성

이는 목적달성을 위한 실시계획을 시계열적으로 작성하는 것이다. 어떤 시점에서 무엇을 해야 하는가 하는 행위의 흐름을 나타내는 플로우챠트를 작성한다고 이해하면 된다.


중대영역의 확인

앞서 정리한 실시계획 내에 어떤 위험영역이 있는가를 식별한다. 즉 무언가 커다란 ‘잠재적 문제’의 발생이 예측되는 영역을 ‘중대영역’이라고 한다 ‘중대영역의 확인’은 잠재적 문제분석을 위해 빠뜨릴 수 없는 순서이다. 행동계획의 각 요소에 대해 ‘문제가 발생할 것 같은 위험한 곳’을 집중적으로 검토하는 것이다. 잠재적 문제에는 복수의 ‘중대영역’이 존재하는 경우가 많으므로 몇가지 중대영역을 확인할 필요가 있다.


잠재적 문제의 상정과 평가

‘잠재적 문제’란 중대영역에서 ‘장래에 일어날 수 있는 바람직하지 못한 일’이다 즉 발생가능한 리스크, 계획으로부터의 차질 등 장래의 불안요소를 구체적으로 발생가능한 문제로서 표현하거나 기술한 것이다.

구체적 작업으로서는 먼저 중대영역이나 그 주변에 관한 잠재적 문제를 열거하고 열거된 잠재적 문제에 대하여 객관적으로 평가하여 대책을 강구할 필요가 있는 것과 그렇지 않은 것을 식별한다. 이는 하나하나의 ‘잠재적 문제’에 대하여 그 ‘발생확률(Probability)’과 ‘일어날 경우의 영향(Seriousness)’의 평가를 통해서 한다.

이를 통해 P의 발생확률이 높고 S의 영향도 큰 잠재문제에 대해서는 다시 중점적으로 분석할 필요가 있다.


원인의 상정

잠재적 분석의 근본적 목적의 하나는, 일어날 수 있는 잠재적 문제를 미연에 방지하기 위한 대책을 어떻게 세우는가에 있다. 따라서 장래에 문제를 일으킬지도 모르는 ‘원인’을 상정하는 것이 필요하다.


예방대책의 설정

예방대책이란 잠재적 문제의 상정원인을 제거하거나 또는 그 발생을 억제함으로써 잠재적 문제 그 자체의 발생을 예방하는 대책을 말한다. 예방대책이 모든 원인에 대해 존재한다고 볼 수는 없다. 예컨대 재해의 상정원인이 지진이라 한다면, 예방대책은 지진발생을 예방한다는 것이 되겠지만 이는 현실적으로 불가능하다. 또한 예방대책에 막대한 투자가 필요한 경우, 그런 것은 현실적 대책으로서 생각할 수 없다. 이런 경우, 잠재적 문제가 발생할 것을 상정해서 그 영향을 최소한으로 억제하기위한 ‘긴급시 대책’이나 ‘예비대책’을 사전에 준비해 두어야 한다.


긴급시 대책(예비대책)의 설정

긴급시 대책이란 다른 말로 표현하면 ‘컨틴전시(Contingency)’를 말하는 것으로서 ‘유사시 대책’ ‘예비계획’과 동일한 의미라고 보면 된다. 잠재적 문제의 발생을 방지하기 위해 예방대책을 취한다 해도 ‘장래문제’를 완전히 예방할 수 있는 것은 아니다.

긴급시 대책의 목적은 문제가 발생된 경우의 ‘S(Seriousness)를 최소한으로 억제하기 위한 대책이다

긴급시 대책에는 또 하나의 측면이 있다. 그것은 타이밍으로서 ‘긴급시 대책’이나 ‘예비계획’을 어떻게 발동시키는가 하는 것을 사전에 설정해 두는 일이다. 즉 어떤 상태가 되면 긴급시 대책을 발동시키는가 하는 ‘조건 또는 Trigger’를 사전에 설정해 두는 일이다.


최종 실시계획의 작성

PPA Statement로부터 시작된 일련의 분석작업은 ‘예방 및 긴급시 대책’의 책정으로 집약, 최종의 실시계획으로 정리된다.


피드백 체계 수립

치밀한 계획을 입안하고 실제로 실행에 옮기기 전에 그 계획을 어떤 형태로 관리할 것인가를 정해 놓지 않으면 안된다. 진행상황을 피동적으로 체크하는 것이 아니라 적극적으로 체크포인트를 미리 설정해 두어야 한다. 즉 ‘예방대책’이나 ‘긴급시 대책’은 그 중대영역이 문제를 일으키지 않고 통과하게 되면 즉시 그것을 해제하지 않으면 안된다. 자동차를 폐차시킨 후에도 자동차 보험계약을 그대로 유지하는 것과 같은 낭비를 제거시킬 필요가 있다.


3. 잠재적 문제분석(PPA) Flow Chart